Réseau
des Secrétaires généraux
de Mairie
CDG48

L'objectif de la mission (le ou les besoins identifiés)

La gestion du Dossier Individuel est une obligation fondamentale pour chaque employeur public. C'est la "mémoire administrative" de l'agent. Le Centre de Gestion (CDG48) accompagne les collectivités pour s'assurer que ces dossiers sont constitués, mis à jour et consultés dans le strict respect du Code général de la fonction publique et du RGPD.

La description de la mission

Voici les règles d'or de la tenue du dossier individuel.

1. La composition du dossier : Ce qui doit y figurer

Le dossier doit retracer toute la carrière de l'agent, de son recrutement à sa retraite. Il est généralement divisé en plusieurs cotes (sections) :

• État civil et situation personnelle : Copie de la pièce d'identité, justificatifs de domicile, situation de famille (pour le supplément familial de traitement).
• Recrutement et carrière : Diplômes, arrêté de nomination (stagiaire puis titulaire), arrêtés d'avancement d'échelon et de grade, décisions de mutation ou de détachement.
• Évaluation et formation : Comptes-rendus d'entretiens professionnels annuels (CREP) et attestations de formation.
• Distinctions et discipline : Médailles du travail, mais aussi les sanctions disciplinaires (attention : certaines sanctions doivent être effacées du dossier après un certain délai, comme le blâme après 3 ans).

2. Ce qui est strictement INTERDIT

Le dossier individuel doit être neutre. Il ne peut être fait mention des opinions ou des appartenances de l'agent :

• Opinions politiques ou syndicales.
• Convictions religieuses ou philosophiques.
• Origines ethniques ou orientation sexuelle.
• Données de santé détaillées : Le dossier administratif ne doit contenir que les avis d'aptitude (APTE/INAPTE). Le détail des pathologies doit rester dans un dossier médical distinct, géré par le service de médecine de prévention ou le secrétariat des conseils médicaux du CDG48.

3. Le droit de consultation : Une garantie de défense

C'est un principe majeur du droit administratif : l'agent a accès à son dossier à tout moment.

• Consultation libre : L'agent peut demander à consulter son dossier sans avoir à se justifier. Il peut en obtenir une copie (souvent à ses frais).
• Consultation préalable à une sanction : Avant toute sanction disciplinaire ou mesure prise "en considération de la personne" (comme un licenciement pour insuffisance pro), la collectivité a l'obligation d'inviter l'agent à consulter son dossier pour qu'il puisse préparer sa défense.

4. La mise à jour et l'archivage (Rôle du CDG48)

Le CDG48 conseille les mairies sur la durée de conservation et le transfert des dossiers :

• En cas de mutation : Lorsqu'un agent quitte une commune de Lozère pour une autre, son dossier individuel original doit obligatoirement suivre l'agent et être transmis à la nouvelle collectivité employeuse.
• Numérisation : Le CDG48 accompagne la transition vers le "dossier numérique sécurisé", garantissant que les documents ne sont pas modifiables et que l'accès est tracé (protection contre les regards indiscrets).
• Archivage : Après le départ en retraite ou le décès, le dossier doit être conservé selon les durées d'utilité administrative (DUA) avant d'être versé aux Archives Départementales.

Pourquoi est-ce une mission de sécurité juridique ?

Un dossier mal tenu (pièce manquante, sanction non effacée, document interdit présent) expose la collectivité à une annulation de ses décisions devant le tribunal. Le CDG48 aide les secrétaires de mairie à auditer leurs dossiers pour qu'ils soient "propres" juridiquement.

Les modalités de mise en œuvre :

Cette mission est prise en charge pour toutes les collectivités affiliées dans le cadre des cotisations versées au CDG.